Tugas MPPL: Contoh KAK (Kerangka Arahan Kerja)

Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Penataan Ruang Jakarta (SiPRaJa)

1.      Latar Belakang

Setiap kota sudah seharusnya terus berkembang, baik sektor ekonomi, pembangunan, kesejahteraan, keamanan, dan lain-lain. Perkembangan kota, harus didukung berbagai sektor, salah satunya sektor teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi saat ini masih belum maksimal. Padahal, peran teknologi informasi dalam kehidupan bermasyarakat pada sebuah kota, dapat dijadikan tolok ukur untuk menilai kemajuan kota tersebut.

Sebagai salah satu kota besar di Indonesia, Jakarta, yang juga merupakan ibu kota negara, sudah seharusnya berbenah dan meningkatkan penggunaan teknologi informasi dalam setiap lini. Salah satu penerapannya adalah dengan membuat sistem informasi geografis. Sistem ini memuat data yang diolah dalam konteks lokasi. Penerapan sistem informasi geografis pada sebuah kota sangat dianjurkan, terutama kota-kota besar yang dimana kompleksitasnya tinggi. Infomasi dari data yang ada dapat dijadikan sebagai acuan pengembangan atau evaluasi tata ruang kota. Dengan adanya sistem informasi geografis, diharapkan tingginya kompleksitas dapat dipahami oleh seluruh masyarakat, pemerintah, dan pihak terkait agar dapat membuat kota berkembang menjadi lebih baik.

2.      Maksud dan Tujuan

SiPRaJa dibuat dengan maksud mengembangkan sistem tata ruang kota berbasis teknologi yang bertujuan untuk mewujudkan keterbukaan informasi kepada publik sekaligus meningkatkan akses masyarakat akan data dan informasi ketataruangan, pertanahan, dan pembangunan gedung/bangunan, serta data dan informasi lain yang dimiliki oleh Dinas Cipta Karya, Tata Ruang, dan Pertanahan Provinsi DKI Jakarta.

3.      Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai dari SiPRaJa yaitu tersedianya akses dan informasi kepada publik terkait informasi ketataruangan kota.

4.      Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

Dinas Cipta Karya,  Tata Ruang dan Pertanahan provinsi DKI Jakarta.

5.      Sumber Pendanaan

APBD Provinsi DKI Jakarta tahun 2017, dengan biaya sebesar Rp 272.700.000,- dengan rincian:

1.      Biaya perjalanan survei Rp 5.000.000,-

2.      Pengadaan server Rp 50.000.000,-

3.      Oracle database Rp 1.700.000,-

4.      Tenaga ahli, dengan rincian:

a.      Project manager 1 orang Rp 27.000.000,-

b.      Sistem analis 2 orang Rp 42.000.000,- (@Rp 21.000.000,-)

c.       Programmer 6 orang Rp 84.000.000,- (@Rp 14.000.000,-)

d.      Database administrator 2 orang Rp 30.000.000,- (@Rp 15.000.000,-)

e.      Quality assurance 3 orang Rp 21.000.000,- (@7.000.000,-)

f.        Trainer 2 orang Rp 12.000.000,- (@Rp 6.000.000,-)

6.      Lingkup, Lokasi, Data dan Fasilitas Penunjang serta Alih Pengetahuan

·         Lingkup kegiatan

a.      Pengembangan modul-modul utama aplikasi meliputi:

Ø  Membuat informasi legenda

Ø  Pemetaan berbasis lokasi dengan color coding

Ø  Penggambaran peta secara 3 dimensi

Ø  Mendata dan membuat menu daftar peta yang ada

·         Lokasi pelaksanaan di Pusat Data dan Informasi Dinas Cipta Karya, Tata Ruang, dan Pertanahan Provinsi DKI Jakarta Gedung Dinas Teknis Jatibaru lantai 4 Jalan Taman Jatibaru Nomor 1 Kecamatan Gambir, Jakarta Pusat.

·         Data dan fasilitas penunjang

a.      Data yang dibutuhkan meliputi:

Ø  Data pemetaan tata ruang

Ø  Data sebaran penataan air tanah

Ø  Data survei lahan dan bangunan

Ø  Data pemetaan aset gedung

b.      Fasilitas yang dibutuhkan meliputi :

Ø  Personal computer

Ø  Server

·         Alih pengetahuan

a.      Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat dan diskusi terkait dengan tata cara penggunaan sistem informasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya pengembangan sistem.

b.      Penyedia jasa harus membuat dokumentasi lengkap yang diserahkan kepada pihak Dinas Tata Ruang provinsi DKI Jakarta.

7.      Metodologi

Metodologi dan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesusaian dengan kondisi di Dinas Cipta Karya, Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta.

8.      Jangka Waktu Pelaksanaan

Waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek ini adalah 1 (satu) tahun kalender masehi.

9.      Kualifikasi

Kualifikasi yang diharuskan penyedia jasa adalah:

1.      Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi sistem informasi, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.

2.      Pernah menjadi penyedia jasa dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi untuk 3 organisasi berbeda.

3.      Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

4.      Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

5.      Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.

6.      Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang / jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.

7.      Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

8.      Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi penting dan bersifat rahasia yang berkaitan dengan Dinas Cipta Karya, Tata Ruang DKI Jakarta.

10.  Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah:

1.      Project manager

Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

2.      Sistem analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika / Ilmu Komputer / Sistem Informasi / ilmu bidang terkait Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

3.      Programmer

Programmer yang disyaratkan sekurang-kurangnya sarjana Teknik Informatika / Ilmu Komputer / Sistem Informasi / ilmu bidang terkait setara Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minmal 5 (lima) orang.

4.      Database administrator

Database administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya sarjana Teknik Informatika / Ilmu Komputer / Sistem Informasi / ilmu bidang terkait setara Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minmal 2 (dua) orang.

5.      Quality assurance

Quality assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya sarjana Teknik Informatika / Ilmu Komputer / Sistem Informasi / ilmu bidang terkait setara Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minmal 3 (tiga) orang.

6.      Trainer

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

11.  Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1.      Sistem informasi geografis yang dapat diakses masyarakat berisi data-data dan informasi mengenai tata ruang dan pemetaan berbasis lokasi.

2.      Source code.

3.      Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.

4.      Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual.

5.      Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure).

6.      Instalasi program yang dapat diakses secara online di tataruang.jakarta.go.id

7.      Pelatihan, pendampingan / asistensi, garansi dan pemeliharaan.

12.  Laporan

Laporan yang diberikan yaitu:

1.      Laporan pendahuluan

Ø  Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh.

Ø  Mobilisasi tenaga ahli.

Ø  Jadwal kegiatan penyedia jasa.

2.      Laporan mingguan

Ø  Aktifitas dan perkembangan yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi.

Ø  Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut.

Ø  Prosentasi hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan.

3.      Laporan akhir

Ø  Laporan pendahuluan.

Ø  Laporan mingguan.

Ø  Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem.

CCO (Contract Change Order)

Dalam manajemen proyek, change order adalah komponen perubahan proses manajemen  dimana perubahan lingkup kerja yang disepakati oleh pemilik, kontraktor dan arsitek atau insinyur yang mengimplementasikan.
Sebuah Tatanan Perubahan  adalah pekerjaan yang ditambahkan atau dihapus dari lingkup kerja kontrak yang sebenarnya, bagaimanapun, tergantung pada besarnya perubahan, hal itu mungkin akan mengubah jumlah kontrak awal dan / atau tanggal penyelesaian. Tatanan perubahan dapat memaksa sebuah proyek baru untuk menangani perubahan signifikan pada proyek saat ini.
Pendapat lain, yaitu menurut Schaufelbeger & Holm (2002), change order bisa didefinisikan sebagai modifikasi dari original contract. Pengertian Change Order menurut Direktorat Jenderal Bina Marga, Departemen Pekerjaan Umum (1999) adalah pekerjaan tambah kurang untuk menyesuaikan volume lapangan atau perubahan skedul tanpa merubah pasal-pasal kontrak.
Perubahan pesanan umum terjadi pada sebagian besar proyek, dan sangat umum terjadi pada proyek besar. Setelah kontrak terbentuk, lengkap dengan harga total yang harus dibayar dan pekerjaan spesifik yang harus diselesaikan, klien dapat memutuskan bahwa rencana awal tidak mewakili definisi terbaiknya untuk proyek yang telah selesai. Dengan demikian, klien akan menyarankan pendekatan alternatif.
jika perubahan kontrak terjadi di tengah-tengah tahap implementasi memungkinkan timbulnya kontrak baru karena menyimpang dari kontrak yang sudah dibuat dan akan memakan biaya terlalu besar akibat adanya perubahan.
Penyebab umum untuk perubahan pesanan yang akan dibuat adalah:

• Pekerjaan proyek itu salah perkiraan
• Customer atau developer menemukan hambatan atau kemungkinan efisiensi yang mengharuskan mereka untuk menyimpang dari rencana semula.
• Customer atau Developer tidak mampu menyelesaikan kebutuhan mereka sesuai anggaran, dan uang tambahan, waktu, atau sumber daya yang harus ditambahkan ke proyek
• Selama proyek berlangsung, adanya perubahan dan penambahan fitur yang berlebih.
• Kondisi cuaca yang ekstrem menyebabkan penundaan atau memerlukan pekerjaan tambahan untuk menyelesaikan konstruksi.

Seorang manajer proyek biasanya menentukan perubahan yang menggambarkan pekerjaan baru yang harus dilakukan (atau tidak dilakukan dalam beberapa kasus), dan harga yang harus dibayar untuk pekerjaan baru ini. Setelah pesanan perubahan ini diajukan dan disetujui, umumnya berfungsi untuk mengubah kontrak awal sehingga pesanan perubahan sekarang menjadi bagian dari kontrak.

Contoh: